METRO, Manado- Keberadaan depot arsip sebagai ruangan khusus yang representative untuk menyimpan berbagai arsip yang bernilai sejarah daerah Sulawesi Utara sangat penting. Hal ini guna memenuhi berbagai kebutuhan terhadap pelindungan, tugas pemeliharaan dan perawatan arsip. Arsip merupakan bukti otentik yang sangat berarti bagi daerah Sulut dan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
“Mengingat pentingnya sebuah arsip maka penyimpanan arsip tak bisa sembarangan, ada standar baku penyimpanan arsip dalam sebuah depo arsip. Keberadaan Depot Arsip diatur dalam Peraturan Kepala Anri nomor 31 tahun 2015 tentang pembentukan Depot Arsip,” ungkap Kepala Dinas Perpustakaan Jani Lukas melalui Kepala Bidang Pembinaan Arsip, Selly Mengko didampingi Lita Iroth Kepala Seksie Akuisisi, Inventarisasi, Pengolahan dan Dokumentasi Arsip, Kamis (3/06/2021).
Di era pemerintahan Gubernur, Olly Dondokambey dan Wagub, Steven Kandouw, pembinaan arsip mulai intensif dilakukan oleh Kadis Jani Lukas dan jajaran Bidang Kearsipan. Berbagai upaya, diantaranya melakukan sosialisasi dan menyiapkan pengelola arsip di masing-masing perangkat daerah sesuai SK Gubernur nomor 448 tahun 2019 tentang Pengelola Arsip Perangkat Daerah. Selain itu juga terus dilakukan turun lapangan ke perangkat daerah sebagai bentuk fungsi pengawasan. Pasalnya sebelum Andri (Pembina Arsip Negara) turun ke daerah, Bidang Arsip harus turun lapangan sebagai lembaga kearsipan harus melaksanakan fungsi pengawasan di unit Perangkat Daerah.
“Memang saat ini sudah diperlukan adanya depo arsip sehingga seluruh arsip yang penting bisa terjaga,” kata Selly sembari mengatakan, pembuatan depot arsip
yang mencakup tahapan perencanaan pembangunan, pelaksanaan tata ruang gedung, prasarana dan sarana depot, serta pengelolaan depot arsip. Dia pun menjabarkan jenis arsip yaitu Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
“Jika arsip bernilai sejarah maka disimpan di depo arsip,” jelasnya, sambil mencontohkan arsip bersejarah yaitu terbentuknya Sulut, Biografi Samratulangi, Pahlawan Sulut, para pemimpin Sulut dan juga termasuk arsip Covid – 19. Berbagai data situasi pandemi ini menjadi arsip sejarah. Hal lainnya adalah keberadaan Sulut sebagai daerah perbatasan yang memiliki berbagai pulau terluar seperti Miangas dan Marore harusnya memiliki bukti otentik yang kuat sebagai arsip dalam menangkal berbagai hal yang tak diinginkan.
Terkait hal ini, demi tercapainya pembenahan arsip yang diinginkan Gubernur Olly Dondokambey dan Wagub Steven Kandouw, tentunya dihimbau SKPD juga perlu menyediakan ruang simpan arsip inaktif (record center).
Record Centre atau ruang simpan arsip in aktif di PD ini jika bernilai sejarah/statis harus dibawa ke LKD dan disimpan di Depo. Selain itu Arsip tidak dapat dimanfaatkan bisa dimusnahkan berdasarkan retensi Arsip sesuai Pergub nmr 2 thn 2020.
Disisi lain, ternyata Arsip juga sangat berpengaruh pada opini BPK. Terkait aset-aset daerah dan lain sebagainya menjadi kendala bagi kabupaten tertentu di Sulut, untuk meraih opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
Dan ternyata ada punishment dalam UU 43 thn 2009 tentang Kearsipan jika tidak dikelola sesuai dengan Peraturan. Sanksi Administratif hingga pidana denda dan penjara menanti.
Saat ini sebagai langkah awal pembenahan arsip, telah dilakukan pembersihan gedung Minahasa Raad.
Penataan dan pengelolaan arsip daerah di eks Minahasa Raad sebagai Depo arsip dan Diorama Sulawesi Utara menuju arsip digital.
“Diorama Arsip bernilai informasi tinggi sebagai memori masa lalu sekaligus bukti historis inspirasi dan sumber pengetahuan. Diorama Arsip dapat memberikan layanan Wisata arsip kepada masyarakat Sulawesi Utara,” kunci Lukas seraya menyatakan Sadar ARSIP untuk keamanan, pelestarian dan nilai sejarah.(*)
